El Consejo de Historia Naval de Colombia ha señalado como una de sus primeras metas iniciar la recopilación de documentos, libros, fotografías, apuntes, etc. que relaten, representen o testimonien la historia de la Armada Nacional. Para ello y teniendo en cuenta anteriores experiencias, se establecen las siguientes normas que regirán para recibir cualquier material que se desee donar, depositar o prestar para copiar:

1)    Todo material debe ser enviado a “Comando Armada Nacional – Consejo de Historia Naval de Colombia” y entregado con una lista detallada de su contenido.

2)     El Consejo de Historia Naval de Colombia expedirá un acta, especificando detalladamente el material recibido y dejando constancia sobre la calidad en que fue entregado. Copia del Acta se enviará al donante.

3)    El material prestado para ser copiado o fotocopiado, será devuelto a la mayor brevedad posible.

4)    Todo el material recibido por el Consejo de Historia Naval  será reseñado con un sello indicando el nombre del donante, fecha y el nombre del archivo en que será guardado.

5)    Cuando la donación sea históricamente significativa se mantendrá reunida y se constituirá un archivo denominado  “Fondo”, identificado con el nombre de quien realizó la donación.

6)     El Consejo de Historia Naval ha organizado el archivo correspondiente, bajo la responsabilidad de personal idóneo miembro activo de la Armada.

7)     Las instalaciones actuales se adaptarán para guardar el material que se vaya reuniendo, en las mejores condiciones de seguridad y técnicas de archivo.

8)     El Consejo de Historia Naval espera con estas normas, recolectar documentos importantes y garantizar a quien los entrega la seguridad y conocimiento de su ubicación.  Además, el respectivo sello de identificación, mantendrá el recuerdo y el agradecimiento permanente a quien años atrás entregó algo valioso en aras de conservar la historia de su Armada Nacional.